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E-mail e pubblica amministrazione: che cosa potrà accadere
di Alessandro Lucchini

10 previsioni, 5 grigie e 5 rosee, dopo la direttiva del ministro Stanca che impone alle amministrazioni pubbliche l’impiego della posta elettronica.

“La P.A. dovrà comunicare esclusivamente via e-mail”.

Questo il perentorio titolo del comunicato pubblicato il 14 gennaio scorso nel sito del Ministero dell’Innovazione, che divulga la direttiva firmata dal ministro dell’Innovazione Stanca e dal ministro della Funzione pubblica Mazzella (Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2004).

E' un'altra spinta alla rivoluzione digitale nella PA, che passerà attraverso l'eliminazione dei registri cartacei e l’uso di sistemi di protocollo informatico, e che lascia sperare in notevoli vantaggi in termini di efficacia e di efficienza dell'attività amministrativa.

Vantaggi evidenti a tutti, come recita il comunicat


- abbattimento dei costi .
- semplicità e velocità di trasmissione, inoltro e riproduzione dei documenti 
- semplicità ed economia di archiviazione e ricerca
- facilità d’invio anche a più destinatari contemporaneamente
- possibilità di consultazione e uso anche da postazioni diverse dalla propria
- integrabilità con altri strumenti di automazione. 

Come sempre entusiasta per le evoluzioni creative del nostro governo, e per gli sforzi di miglioramento dell’amministrazione pubblica, mi concedo qualche minuto di seduzione astrologica. Poiché ogni medaglia ha due facce, e ogni cambiamento può avere impatti positivi o negativi (a volte li ha entrambi), ecco cinque previsioni grigie, poi cinque previsioni rosee.


Cinque previsioni grigie

1. Caos comunicativo
È già avvenuto nelle aziende: difficile pensare che qui sarà diverso. Pensiamo alla pratica dissennata di mandarsi messaggi da una scrivania all’altra della stessa stanza, giusto per evitare il dialogo, per risparmiare conflittualità. In questo modo, i problemi prima risolti con brevi riunioni sono solo menzionati e scaricati su altri, senza curarsi che questi “altri” abbiano capito che cosa devono fare. E una tra le più straordinarie invenzioni del ventesimo secolo diventa l’acceleratore di un disastro comunicativo.
2. Caos organizzativo
La direttiva dispone l'obbligo per le PA di dotare tutti i dipendenti, anche quelli senza computer, di una casella di posta elettronica per scambiarsi informazioni, atti e documenti. Ma che se ne fa il dipendente Mario Rossi, che non ha un computer, di una casella di posta elettronica? Prova a dire a un malato che non riesce a deglutire alcun cibo di prendersi questa buona pastiglia, che così gli passa tutto.
3. Caos di responsabilità
Abbiamo tutti presente il delirio creato dalla possibilità di mandare un messaggio a più destinatari contemporaneamente. Caselle intasate da messaggi che non ci riguardano affatto, ma che ci hanno mandato “così sei al corrente anche tu”. Spesso con allegati pesantissimi. Spesso con decine d’indirizzi visibili nella casella “CC”, in barba a ogni scrupolo di privacy. Con il risultato che nessuno prende iniziative, convinto che a decidere dovesse essere qualcun altro della lista.
E abbiamo tutti presente anche l’altro delirio creato dalle funzioni “CC” e “CCN”, la copia conoscenza e la copia conoscenza nascosta. Tizio che manda la mail a Caio, ma poco gli importa delle sue reazioni: voleva solo fargli sapere che l’ha mandata anche a Sempronio; magari senza far sapere a nessuno dei due che l’ha mandata anche a un altro lettore misterioso – probabilmente più in alto di tutti nella scala decisionale – che osserva il chiacchiericcio dal buco della serratura, e sornione se la ride. 
4. Spamming senza freni
La deprecabile pratica d’inviare messaggi a tappeto a una lunga lista d’indirizzi rivela se stessa a partire dal nome: SPAM = Stupid People Advertising Message. Ma sono passati gli anni in cui la riconoscevamo a colpo d’occhi i “subject” delle mail di spam sono oggi più arguti del “Vuoi guadagnare un milione di dollari?”, o “Hai vinto, clicca qui!”. E la pratica demenziale dell’invio di messaggi a intere liste di distribuzione ha ormai contagiato anche i più rigorosi cultori della netiquette. Dagli auguri di Natale con gli alberelli luccicanti alle barzellette sul premier, chi riuscirà a starne lontano? e sarà davvero economia di tempi? e di costi? 
5. Flaming a gogò
Se usata in modo poco assennato, l’e-mail sa rendere isteriche anche le persone più miti, che arrivano a mandarsi al diavolo online, magari per una parola che, a voce, avrebbe avuto tutt’altro effetto. Il fenomeno è noto col nome di “flaming”: la velocità e l'impetuosità tecnologica incoraggiano il linguaggio intemperante, e certi comportamenti di rottura che faccia a faccia sarebbero autocensurati.

Cinque previsioni rosee

6. Impulso al confronto interculturale
Immagino il dialogo tra popoli diversi, ma anche semplicemente tra culture diverse, tra settori diversi, tra esperienze diverse. Poter superare le barriere di distanza, tra un’amministrazione di Bolzano e una di Catania, è un passo non certo sufficiente, ma è il primo passo per superare ogni altra barriera. 
7. Impulso alla progettazione creativa
Immagino intrecci tra esperti di territorio, di ambiente, di risorse idriche, di pianificazione, di sanità... Da ogni angolo d’Italia, a ogni livello amministrativo, dai Consigli di quartiere ai Comuni, alle Province, alle Comunità montane, alle Regioni. Senza tornare a pensare al caos, immagino studi condotti tra persone che condividono interessi e che si scambiano conoscenze semplicemente con un clic. Ho provato di persona l’entusiasmo di produrre un libro con più di quaranta autori, con riunioni di redazione virtuali che superavano ogni limite di sede, di orario, di abitudini. È una prospettiva eccitante, in buona parte ancora da scoprire.
8. Impulso alla comunicazione interna
È vero che si potrà dialogare superando le distanze e le differenze di organizzazione tra enti diversi, o tra enti e realtà esterne. Ma soprattutto si potrà dialogare meglio dentro le amministrazioni. Una buona comunicazione con l’esterno - penso alla pubblicità, ai convegni, al lavoro degli URP, Uffici relazioni con il pubblico - può esistere solo se esiste una buona comunicazione con l’interno. Se esiste una buona cultura del dialogo tra i vari piani e i corridoio dell’amministrazione stessa. In questo, non credo ci siano differenze con le aziende private: i capi che sanno motivare, coinvolgere, guidare i propri collaboratori sanno in genere relazionarsi in modo corretto anche con i propri interlocutori esterni, clienti o cittadini che siano.
9. Impulso al lavoro a distanza
Esistono molti lavori per i quali il dialogo con i colleghi, i superiori, i clienti, è condizione vitale. Ma ci sono altri lavori, e ci sono alcune parti di tutti i lavori, che si possono svolgere con molto più profitto da casa, risparmiando tempo, soldi, benzina, stress, e godendosi l’atmosfera e gli umori più cari per un po' di più delle solite 3/4 ore al giorno.
10. Impulso allo studio
Ho un interesse personale su questo punt la mia attività di formatore si alimenta proprio di questo. Perciò lo vedo di buon occhio. Ma penso anche alla grande occasione, per chi saprà approfittarne, per migliorare le proprie conoscenze. La mail è infatti una via di mezzo tra una lettera e un colloquio a voce, o una telefonata. Oltre ai contenuti, vive di componenti assai più sottili, e più difficili da controllare, componenti emotive, psicologiche, relazionali: se certe parole pesano come macigni, certe sfumature pesano ancora di più. Chi sceglierà di tornare a studiare - la scrittura delle mail sarà solo un pretesto - sceglierà di rimettere a punto le proprie capacità relazionali: un valore da spendere ben oltre la visuale strettamente tecnica della comunicazione elettronica.

Fine del momento astrologico.

Rileggo, e sento ancora più forte la contraddizione tra le prime cinque previsioni e le altre cinque. Inevitabile.

Se avete consigli, osservazioni, esperienze, per favore scrivetemi.
lucchini@msoft.it


Per saperne di più

La notizia nel sito del Ministero dell’Innovazione:
http://www.innovazione.gov.it/ita/news/2004/04_01_14a.shtml

La direttiva:
http://www.innovazione.gov.it/ita/intervento/normativa/allegati/Dir_031127.pdf

 

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