Comunico - Numero 3
Scrivere. Una fatica nera

Cara lettera aziendale
di Mariella Governo

La sottovalutazione della sua importanza, la fretta, le colpe della segretaria e del computer, e oggi perfino gli alibi della cyberlingua...

Con la presente vi comunichiamo che il Sig. Fabio Pietro Fabio del Comitato Software si chiama Pietro Fabio (Pietro di nome e Fabio di cognome). Vi preghiamo quindi di voler procedere alla variazione. Cordiali saluti."

"Con la presente Le invio in allegato i Floppy Disk conteneti (sic!) le desrizioni (sic!) per il Catalogo. La prego di scurare (sic!) il ritardo nella spedizione. Cordialmente."

"Abbiamo il piacere di annunciarLe che dal 1¡ ottobre Mario Rossi e' entrato a far parte della nostra societa'. Siamo certi che non manchera' di agevolare Rossi nei buoni rapporti che intercorrono con lei; e colgo l'occasione per porgerle cordiali saluti

"Egr. Sig./Gent.ma Sig.ra con la presente La infomiamo che a partire dal 1.01.1995 supporteremo la Societa' XXXX in tutte le attivita' di relazioni pubbliche e Comunicazione con i mezzi di informazione. Siamo quindi a Sua completa disposizione per ogni informazione Le sia necessaria relativamente a questa societa'. Cordiali saluti."

"Si comunica che il nuovo Direttore Relazioni Esterne della XXX e' Guido Bianchi che ha sostituito Mario Rossi che ha assunto nuovi incarichi presso la XXX di Roma."

"Ho il piacere di invitarla alla conferenza stampa...Sara' l'occasione per commentare l'andamento del setore (sic!) e fare il punto sulle strategie fture (sic!) del gruppo. Cordiali saluti.

Che fatica scrivere Signor Fabio Pietro Fabio
Ma che succede nella tradizionale letteratura aziendale costituita da lettere di cortesia, comunicazioni interne, telegrammi, inviti via fax dagli uffici stampa di note aziende italiane e straniere? Cosa direbbe la nostra professoressa di italiano di fronte a tali refusi, brutture ortografiche, a cosi' poca grazia nella forma e nel contenuto? Per dirla con un recente articolo di Fernanda Pivano, forse tutto e' cominciato quando nelle scuole hanno smesso di insegnare a scrivere quelle belle vocali tonde e quelle belle consonanti diritte e le hanno sostituite con qualche sgorbietto mettendo insieme vocali e consonanti, uno sgorbietto per dire "gli", uno per dire "dei", e via. L'ortografia delle parole, l'armonia della frase, l'amore per la bella scrittura sono finite nel passato. Esempi limite a parte, sembra di assistere, anche nella nostra professione, a una sorta di analfabetismo di ritorno, dato dalla fretta, dalla delega della stesura di una lettera a un collaboratore distratto, dalla sottovalutazione dell'importanza della lettera aziendale, lo strumento piu' frequente e meno amato del nostro lavoro. Gli esempi citati riproducono fedelmente parte di un piccolo archivio personale arricchito negli anni (compreso qualche scivolone in prima persona) che utilizzo come promemoria delle "cose da non fare" nei corsi di comunicazione aziendale e nei training a stagisti e nuovi assunti. Pochi memorizzano le regole base per scrivere una buona lettera (*): con gli esempi mal riusciti hai piu' possibilita' di successo.
Quando parliamo di comunicazione d'impresa pensiamo a complesse strategie di marketing communication, rapporti con la stampa, direct marketing, pubblicita'. Difficilmente pensiamo all'importanza fondamentale della scrittura nel nostro lavoro, al successo o all'insuccesso di un progetto in base a una lettera scritta al momento giusto, con le parole giuste e soprattutto con il giusto suono e tono. Oggi, nel curriculum di un candidato, privilegiamo l'ottima padronanza dell'inglese parlato e scritto (ovviamente sacrosanta) piuttosto che l'utilizzo perfetto della lingua italiana che si da', spesso a torto, per scontata. Provate a fare un test con le persone che vi stanno accanto. Preferirebbero scrivere una lettera o un libro? Ci metto la mano sul fuoco che la maggioranza optera' per il libro. E' la scelta piu' facile: tanto al 99 per cento rimarra' solo nella nostra immaginazione. Sembra che invece scrivere una lettera di qualsiasi genere sia la cosa meno ambita del mondo. Non e' nobile come scrivere un libro, da' meno fama o meno soldi nel caso il libro abbia successo, ma saper scrivere una lettera e' cosi' indispensabile nel nostro lavoro e, oserei dire, terribilmente utile e apprezzato nella vita. Noi comunicatori, al massimo, ci concentriamo sullo scrivere bene un progetto da presentare al cliente o nella scrittura di un buon comunicato stampa. Scrivere una lettera non sembra di nostra competenza. Al massimo e' un problema della segretaria o della memoria del computer: "Per favore signorina, mi tiri fuori dal file quella lettera di due anni fa scritta a quel tale, cambi data e indirizzo e la faccia uguale per l'altro tale, e cosi' via". Ed ecco da dove nascono parte delle brutture elencate. Una lettera, soprattutto se breve, deve essere perfetta, nella scelta delle parole e delle frasi come nell'impaginazione. Una lettera e' come una telefonata, non deve essere ripetibile, deve avere un senso e contenere un messaggio, deve essere calda perche' l'interlocutore a cui mi rivolgo e' unico e non vuole appartenere alla massa. Non posso usare strafalcioni quando telefono a qualcun lo irriterei. Perche' non prestare la stessa attenzione nella stesura di una lettera!

E per fortuna che c'e' l'e-mail
Oggi con lo sviluppo della comunicazione su Internet e con l'utilizzo sempre piu' spinto dell'e-mail il problema e' addirittura superato. Senza affrontarlo, ovviamente. La comunicazione nel cyber spazio (al momento ancora ristretta a una piccola cerchia di tecnofili, ma in rapida espansione) e' al momento priva di ossatura e non richiede fronzoli vari. L'impianto e' libero, ognuno puo' inventare nuove formule, scrivere non e' piu' una fatica nera, e' un gioco, una grande liberazione, diciamolo pure. Nessuno ti giudica. Non c'e' bisogno di formule peraltro terribilmente arcaiche ma sempre molto usate come "Egregio signore, ho ricevuto la sua pregiata lettera". Si va al sodo. Spesso si storpia il linguaggio per essere piu' concisi. Quando leggi alcune e-mail in circolazione comprendi il significato del titolo di un recente articolo sull'Espress "Do you speak Internet?" Siamo di fronte a una nuova lingua, ricca di neologismi, contrazioni, supersintesi e strane invenzioni grafiche. Di esempi noti e' gia' ricco il panorama della mega byte generation. Citiamo i piu' estremi. "Ciao, ti forwardo un mail, se non ti interessa droppalo pure. Maria". Traduzione: "Ti invio una lettera con la posta elettronica. Se non ti interessa cestinala." "Ciao, ho ricevuto il tuo fax di ieri. Penso che il tuo sia il primo fax che ricevo dopo anni. I fax sono l'e-mail del 1987. Grazie."

Rara e ambita come una lettera d'amore
All'analfabetismo di ritorno e al condizionamento della cyberlingua non tutti, per fortuna, si vogliono adeguare. Arriva ogni tanto qualche lettera doc, consegnata timidamente a mano, su carta pregiata, con firma originale. E ti vien da leggerla con cura, con attenzione. Quindi colpisce l'obiettivo. Una lettera consegnata a mano e ben scritta e' rara quasi quanto una lettera d'amore trovata nella casella della posta quando torni a casa la sera. E se non altro, sul fronte delle lettere d'amore qualcosa si sta muovendo e non solo sul piano delle intenzioni. Ma anche del business. Forse grazie al successo del bel libro dell'editore Adelphi "La lettera d'amore" sembra che il genere stia tornando di gran moda. Anche a pagamento. Apprendo che e' gia' boom di richieste per la societa' romana che ha avuto l'idea di realizzare "missive" d'amore su commissione. E visto che scrivere e' alla fine un'arte e per scrivere bene ci vuole tecnica, professionalita', passione, e visto che per molti scrivere una lettera e' solo una fatica nera, potremmo chiedere all'azienda romana, che sta aprendo un ufficio anche a Milano, di ampliare il business con una divisione per lettere aziendali su commissione. Una sorta di take away, come la pizza. Che tristezza, pero'.